Защо е нужно да използваме специализиран софтуер

Бизнесът ви е в областта на транспорта. Независимо дали сега стартирате или имате значителен опит, това е вашата сфера и вие се чувствате в свои води. Наясно сте с огромния обхват на този бранш. Всички процеси са в ума ви – от заявката на клиента до издаването на фактурата и проследяването на плащането по нея. Пресмятате наум дори печалбата. В такъв случай необходим ли ви е специализиран софтуер?

Колебаете се дали инвестицията си струва, особено ако току-що сте регистрирали фирмата си. Не сте сигурни дали софтуерът ще улесни работата ви или напротив – ще ви затормози допълнително. Не знаете дали ще ви спести време или ще трябва да отделите часове, за да го разучавате. И се замисляте – успешните бизнесмени преди стотина години са се справяли, ползвайки единствено прословутия търговски тефтер… И все пак, живеем в 21-ви век…

 

С какво точно е полезен специализираният софтуер в ежедневната работа? Нека преценим реално нещата.

 

  • Създаване и съхранение на база от данни за клиентите. Изграждането на контакти с клиенти и партньори е в основата на успеха на всеки бизнес. За щастие в процеса на работа постепенно увеличавате контактите си – това е истинско богатство. Но за да го използвате правилно, трябва да съхранявате детайлите за връзка и фирмените данни така, че да са лесно достъпни и да ги намирате бързо. Можете да ги записвате в тетрадка или в отделен файл, но щом се наложи, всеки път трябва да ги търсите, да ги изписвате отново във фактурите и пр… Ще си спестите тази процедура, ако разполагате с подходящ софтуер. Лесно създавате, ползвате и поддържате база от данни за партньорите си. Само чрез името на фирмата имате достъп до всички данни и контакти. Определено улеснявате работата си и спестявате време.

 

  • Издавате фактури, съдържащи всички задължителни реквизити. Ако попълвате ръчно фактура има опасност неволно да сгрешите или пропуснете важен елемент. Това впоследствие ще затрудни както вашето счетоводство, така и това на клиента ви. Най-вероятно ще се наложи да коригирате или преиздавате документи, а вие със сигурност имате по-важна работа. Създава се излишно напрежение… Когато използвате софтуер, може да сте спокойни – не е необходимо да мислите кой пореден номер е настоящата фактура, дали правилно сте изчислили ДДС-то и пр. Софтуерът автоматично следи за коректността на данните. Документите ви отговарят на изискванията, счетоводителите са доволни и най-важното – доказвате своя професионализъм и в тази област.

 

  • Лесни и бързи финансови справки. В бизнесът успоредно с основната дейност, се налага във всеки момент да сте наясно с финансовото си състояние. Това съвсем не е лесна задача. За да си направите сметка трябва да вземете предвид редица фактори, които, освен всичко друго, са динамични. Отчитате счетоводна печалба, а се налага да увеличавате непрекъснато оборотните средства. Питате се какво се случва. Може да се окаже, че печалбата, която сте реализирали е само „на хартия“, ако не сте си получили плащанията от клиентите в срок. За съжаление, улисани в работа, твърде късно си давате сметка, че губите средства по различни причини. Това е сериозен проблем. Жизнено необходимо за вашия бизнес е навреме да засечете финансовите затруднения, за да реагирате бързо и да вземете оздравителни мерки. А още по-добре би било да можете да ги предотвратите. Точно тук специализираният софтуер е незаменим. С вградения си алгоритъм, той ви представя извлечена и систематизирана информация. Във всеки момент знаете точно колко неплатени вземания имате и колко от тях са забавени. Следите и собствените си задължения към доставчици и сроковете за изплащането им. Цялата информация за вашите финанси е налице и вие сте в състояние да я ползвате във всеки един момент.

 

  • Изчислявате печалбата от отделен курс на товарен автомобил. Независимо дали разполагате със собствени транспортни средства или ползвате наети, за вас е важно да сте наясно колко точно печелите от всеки курс. Обстоятелствата при всеки транспорт са различни, а заедно с това – и крайният резултат. Но за да придобиете представа за цялата картина, трябва да сглобите парченцата от пъзела – конкретните резултати от отделните курсове. Това е трудоемко и отнема значително време. Когато използвате специализиран софтуер, можете лесно да се справите с тази задача. Изчисленията са автоматични, което означава бързи и без грешки!

 

  • Анализирате бизнеса си и планирате как да сте по-ефективни. За да сте сигурни, че се движите в правилната посока, трябва да разполагате с всички детайли и справки. Можете да вземете превантивни мерки и да се справите с редица проблеми чрез достъпа до систематизирана информация, която ви осигурява специализираният софтуер. Той е най-верният ви помощник при анализирането на бизнеса и планирането на бъдещото му развитие.

 

  • Развивате бизнеса и разраствате фирмата си. Познавате всяка подробност в работата си, всичко е в главата ви… Нещата вървят добре и бизнесът се разраства. Вече се налага да назначите нови служители. Необходимо е време, за да усвоят спецификата на работата, особено ако нямат опит в бранша. Когато дейността ви е обхваната от специализиран софтуер, значително по-лесно въвеждате новоназначените хора. Те могат да използват съхраняваните от софтуера данни и това свежда вероятността от грешки до минимум.

 

Ежедневно работите отдадено и упорито. Вече сте спокойни и уверени, но има едно досадно вътрешно гласче, което добре познавате – то постоянно ви нашепва, че въпреки всичко така и не сте сигурни дали се развивате или боксувате… Искате да му отговорите подобаващо. Знаете, че е много важно да обхванете и държите под контрол всички подробности в работата си. Само по този начин ще сте напълно сигурни, че нещата не ви се изплъзват, че не правите фундаментални грешки. Необходим ви е инструмент, който да ви върши работа. Специализираният софтуер е точно такъв помощник – спестява време, предпазва ви от грешки, осигурява ви както детайлна, така и обобщена преценка. С негова помощ сте уверени, че контролирате нещата и всичко се развива както трябва.